システム開発で２つの補助金を獲得したK社の成功の秘密｜従業員4名のサービス会社

先日、ご相談をいただいていた事業者様（以下：K社）が、システム開発のご計画で補助金に採択されました。

採択されたのは、中小企業省力化投資補助金という、経済産業省が管轄する大型補助金です。2025年から募集がスタートしたばかりで、申請書類の作成難易度も高いです。

K社はこれが2つ目の補助金採択です。

以前も別のシステム開発の計画で、経済産業省の補助金2,000万円を受け取っています。

従業員4名の小規模企業ですが、見事、続けて採択を勝ち取られました。

本記事では、その審査突破のポイントを解説します。

※記事の最後で「補助金の採択可能性チェックリスト」を無料配布しています。

採択を勝ち取った企業の特徴

K社には従業員が4名いらっしゃいますが、営業や主な事務は社長が行っています。いわゆる“社長の肩にすべてがかかっている”会社ですね。

企業や店舗の課題を解決するために、独自に開発したアプリやシステムを使ったサービスを提供している会社です。

たとえば、事業再構築補助金で採択された『クレーム対応を解決するサービス』では、企業のクレーム処理を効率化するアプリサービスを提供しています。

採択された補助金・金額・計画内容

K社は2022年に事業再構築補助金、2025年に中小企業省力化投資補助金に採択されました。どちらも経済産業省が管轄する大規模な補助金ですね。

それぞれどのような内容で採択されたのか、簡単にご紹介します。

①事業再構築補助金の申請内容

②中小企業省力化投資補助金の申請内容

補助金を活用したいと考えた理由

K社は、自社開発アプリやシステムでお客様のお困りごとを解決するサービスを提供していますので、新サービスを始める時には、必ずサービスを元になるアプリやシステムの開発が必要でした。

ですが、今までは良い新サービスの構想があっても、「システム投資にお金がかかるしな…」「投資の効果が出て売上が上がるまでには時間がかかる…それまでの資金繰りが心配…」「融資だと返さなきゃいけないし…」というように、なかなか投資に踏み切れない状況が続いていたそうです。

そうこうしているうちに、世の中はコロナ感染拡大という未曽有の事態に突入。

社長は痛感したそうです。これからの時代は、何が起きるかわからない。事業を行う環境も大きく変化している。

それなのに、お金が心配…なんてボヤっとしていたら、お客様の求めるものに対応できなくなって取り残されてしまう。まわりの環境とお客様をよく見て、新しいサービスを生み出していかなければと。

そして、コロナ禍で注目されるようになった「補助金」に目を向けました。

システム投資の効果で売上が上がるように、まずしっかり計画を立てよう。そして、もらえるお金はしっかりもらい、将来のお金の不安を減らしながら、事業を成長させなければ。そう思い、補助金申請に踏み切ったそうです。

はじめてご相談をいただいた時の、社長の気合はすさまじいものでした。

まさに、このような企業様が補助金を勝ち取ってほしいな、と私も思いましたね。

審査突破につながったポイント

さてここからは、「なぜK社がいくつも補助金で採択されたのか」その審査突破のポイントをお伝えします。

とにかく補助金選びは慎重に

確実に補助金をもらうために、どの補助金を選ぶかは慎重に考えました。

「そのシステム開発を行うことで、会社にどんな良い効果があるのか」が補助金の趣旨と合っていないと、採択は遠のいてしまいます。

K社の1つ目の計画は、システム開発をすると、すでに行っている事業とは異なる「新しいサービスがスタートする」というものです。

これが、「新規事業を再構築する際にかかった経費の一部を補助する」事業再構築補助金にぴったり合っていました。

2つ目の計画は、これまで従業員が手作業で提供してきたサービスを、システム開発で自動化する（人の手がいらなくなる）ものです。

人の手がいらなくなれば、従業員をほかのサービスに配置できるようになります。そうなれば、今回システム開発をするサービスでも、ほかに行っているサービスでも、売上や利益を伸ばすことができます。

さらに、売上も利益も伸びれば、従業員の賃上げもできて、会社もさらに発展していく。

これがまさに、「人手不足に悩む中小企業が、作業を効率化し、少人数でも業務をこなせる設備を導入する際の費用を支援。投資で付加価値額や生産性を向上させ、賃上げを後押しする」中小企業省力化補助金と合っていました。

補助金を補助率（1/2や2/3など）や補助金額で選んでしまう方がいますが、K社はそれぞれの補助金の内容をしっかり理解して、最適な補助金を選べたことが、確実な採択につながったと思います。

技術の革新性アピール

事業再構築補助金・中小企業省力化投資補助金のどちらの計画も、高度な技術を活用してシステムを開発するものでした。

最近では、システム開発ではAI活用を重視する補助金も多いですね。K社の計画も「AI＋その他の技術」という形で、複数の技術を使ったシステム開発です。

事業計画書の作成でも、その技術の素晴らしさや、K社なりの技術活用の工夫点を伝えることを意識しました。

審査員は技術の専門家ではありませんから、技術内容を理解してもらえるよう、専門用語には注釈を入れ、複雑な内容は図表で説明しました。数ある技術の中で、なぜその技術を選んだのかも明確に記載しました。

なぜ複数の技術が必要なのか、複数技術と１つの技術を使う場合の違い、その技術の組み合わせこそが最大効果を上げるためのK社なりの工夫だということもアピールしました。

高度な技術を活用して開発するシステムだからこそ、次にお伝えする「システム開発前と後の変化」や「地域社会に与える好影響」「成果数値」を実現することができますので、技術の説明には力を入れましたね。

システム開発の前・後の変化

1つ目の事業再構築補助金の計画では、システム開発で新しい事業に進出し、「既存事業＋新規事業の2事業体制」になります。そして、新しい事業では、これまでにない新しいお客様層を獲得することができる計画でした。

既存事業は店舗を持つ飲食店向け、新しい事業は工場などを持つメーカー向けと、わかりやすい違いもありました。

事業計画書にも、体制やお客様の変化をしっかり記載しています。

2つ目の中小企業省力化投資補助金は、これまで従業員が手作業で行っていたサービス提供を、システム開発で人の手をほぼ介さず、瞬時にお客様に提供できる体制にするものでした。

削減できる作業内容や作業時間も大きく、さらには、システム開発後にはお客様へのサービス提供時間が大幅に短縮されるという良い効果もありました。

事業計画書にも、「業務の流れがどう変化するのか」「その業務にかかる手順や時間・対応する人員がどのように削減され、その結果どのような良い効果があるのか」をしっかり記載したので、審査員にも投資効果の大きさを感じてもらえたと思います。

地域・社会に与える好影響

K社の2つの計画は、実現すればどちらも地域や社会、ターゲットにしているお客様の業界に良い影響やインパクトを与えるものでした。

事業再構築補助金の計画は、企業が抱えるクレーム対応を劇的に改善するサービスを新しく始める計画です。

顧客対応に苦労している企業は多いですし、このサービスがあれば大変喜ばれるというものでした。さらには、社会的な問題になっているカスハラの改善にも役立ちます。

中小企業省力化投資補助金の計画は、これまで提供してきたサービスをシステム開発で素早く安価に提供できるようになり、お客様の経費削減に大きく貢献できるものでした。

さらに、人件費高騰で経営が厳しくなっている飲食店舗向けのサービスですので、飲食店の経営にも良い影響を与えます。

補助金は税金を原資としていますから、交付する側も「地域や社会、国民の役に立つ事業を行う企業に使いたい」という想いを持っています。その交付する側の想いに応える計画内容であったことも、採択につながったと思います。

事業計画書でも、地域や社会の課題解決に貢献できると、強くアピールしました。

目標数値の根拠

社長とは、かなりの時間をかけて目標数値を真剣に考えました。

今回の２つの計画はともに、売上高は「サービス単価×顧客数」で考えるものです。サービスの価格は本当にこれでよいか、お客様に受け入れられる価格か、といったシミュレーションも行いました。

獲得できるお客様の数も、本当に月単位・年単位でそれだけの数を獲得できるか、達成する方法も繰り返し検討し、社長が自信をもって達成できると言えるレベルまで落とし込みました。

事業再構築補助金、中小企業省力化投資補助金ともに、5年後の目標数値まで考えるものでしたので、1年目から5年目まで1年ごとに丁寧に数値を考えました。

事業計画書には、「システム開発の計画で、なぜその売上や利益の目標数値になるのか」「本当に達成可能な数値なのか」という点をしっかり記載するように意識しています。

代表経歴・社史の魅せ方

実は、社長は現在の会社を立ち上げる前に、ご自身でシステム開発に携わった経験があり、システムに関して豊富な知見をお持ちでした。

ですので、自社が提供するサービスに必要なシステムを開発でも、どの技術を活用するか最適な判断ができます。アプリやシステムに必要な機能も整理して、制作に協力いただくシステム開発会社に指示を出せる強みがありました。

この点を、このシステム開発がうまく理由として、事業計画書にも丁寧に記載しています。

事業再構築補助金の計画では、新しい事業を開始して、これまでにはないお客様層を獲得するものです。審査員は間違いなく「なぜこれまでやったことがない、実績も何もない事業で、新しいお客様層をスムーズに獲得できるのか」という疑問も持ちます。

K社の場合、従来のサービスは飲食店向け、新しいサービスは工場などを持つメーカー向けだったので、「全く異なる領域のお客様を本当に獲得できるのか」は、当然疑問に思われるものだったと思います。

この点も、実は、社長は過去に別のサービスでメーカー向けにアプローチした経験があり、そのメーカー業界の特徴や、どのような営業・広告手法で関心を引けるかをよく理解していました。その過去の経験や知見があることを事業計画書にしっかり盛り込み、審査員を納得させる強力な武器にしました。

そもそも、社長や自社の経験を生かした計画であったこと、そして、事業計画書のいたるところにその内容を的確に盛り込んだことで、「この会社、この社長がやるなら成功しそうだ」と審査員にも納得してもらえたはずです。

独自手続きに要注意

今回のような経済産業省が管轄する大型補助金には、厳しいルールがあります。

中には、「普通はそんなやり方はしないよ」と思うような手続きを求められることも。

例えば、システム開発を依頼する会社は、原則として2社以上の候補から選び、両社から見積書を取得し、料金が安い方を選ぶ。見積書は2社分提出。見積書の各項目の表記は同じでなければならない、のようなルールがありました。

普通なら、必ずしも料金の安い業者を選ばず、内容や品質を重視して高い方を選ぶ場合もありますよね。見積りをもらう2社で、その見積書の表現が全く同じということもほぼありえません（作業内容は同じでも表現に個性が出ます）。「うちは普段から懇意にしている1社に依頼すると決めている」ということも、よくあるはずです。

でも、国の補助金では決められたルールを守らなければいけません。社長とは、補助金申請前にルールを確認し、対応できそうかをチェックしていました。

とくに、中小企業省力化投資補助金は第1回公募での申請だったので前例もなく、先々の手続きの詳細も未発表な部分がありました。そこで、ほかの大型補助金の手続きの流れを参考にしながら、社長と「こうなりそうですね」「こんな準備をしておくとよさそうですね」「もしこういう手続きになった場合、対応できますか？」と、事前にイメージをしておきました。

システム開発会社に密に相談

補助金の採択後にシステム開発会社に相談をして、「そのシステムは開発できません」と言われたら大変です（※このケース、ごく稀に耳にします）。そうならないために、補助金を申請する前から、システムの構想をしっかり固め、開発会社に相談をして、開発の流れやスケジュールなどを、対応してもらえそうかを確認しておきました。

採択されると、すぐに見積書やシステム要件定義書などを提出する必要がありましたが、システム開発会社とは密に連絡を取り合っていたので、提出書類もすぐに準備でき、手続きをスムーズに進めることができました。

以上、なぜK社がいくつも補助金で採択されたのか、審査突破のポイントをお伝えしました。

事前確認と丁寧な準備で審査突破の可能性は劇的に高まります。

佐藤絵梨子

また補助金を取るために注意していること

K社は2022年に事業再構築補助金、2025年に中小企業省力化投資補助金に採択されました。

もしかすると今後、別の補助金の申請をする可能性もありますが、その場合は注意点がいくつかあります。そこで、先々のことを考えて、現在は以下の点に気をつけてもらっています。

補助金受け取り後の報告漏れ

補助金は受け取った後も、決められた期間、進捗や現状の報告が必要です。この報告を忘れてしまうと、補助金の返還を求められたり、今後別の補助金を申請しても採択されないなどのペナルティを受けることがあります。

報告期間は3年や5年と長いので忘れがちですが、忘れずに毎年報告するようにしていただいています。

報告時の「事業達成度」の記載方法

最近の補助金の傾向として、例えば今回のようにいくつか補助金を申請する場合、先に申請した補助金の受取後の計画進捗がイマイチだと、別の補助金を申請しても採択されない、審査で減点される、といった措置が取られることがあります。

「5年目まで計画を立てたけれど、その通り進んでいない。でも補助金はもうもらったからいいや」という考えではダメ、ということですね。

もちろん、計画通りに進んでいないのに「進んでいる」と嘘をつくのはいけません。きちんと進んでいるのに報告が簡潔すぎて進捗状況が読み手に伝わらない、とならないように、現在の状況は丁寧に記載していただいています。

補助金の併用・申請時期のルール

A補助金を申請していたら、B補助金は申請できない。B補助金で採択されて、まだ完了報告まで終わっていない場合は、C補助金は申請できない。

というように、補助金は併用や申請時期の制限があります。

K社もいくつか新しいサービスや事業の構想をお持ちなので、実際に動き出すタイミングで補助金を探す場合は、これまで受け取った補助金と併用できるか、申請のタイミングは問題ないかなどを確認してもらうようにしています。

佐藤の所見と採択のポイントまとめ

ここまで、K社が2つもの大型補助金を勝ち取れた、その成功理由をお伝えしてきました。

まず何よりも、このシステム開発で自社が本当に成長するか、自社のためになるものか、社内の作業効率や収益に与える影響をしっかりシミュレーションしたこと。そして、より良い効果が得られるように計画を深めていったことが、採択につながったと思います。

深く考えた分、補助金申請までのご準備には時間がかかりました。

だからこそ、社長も自信をもって進められる計画になり、審査員にも「素晴らしい計画で、きっと実現できる」と思ってもらえる内容になったと思います。

補助金を受け取るまでの資金も必要でしたので、銀行にも計画を伝えたのですが、そこで融資担当の方が積極的に支援をする姿勢を見せてくださったことも、社長の自信になり、より良いものにしていく意識につながったそうです。

当初、社長が作成した事業計画書にはこの素晴らしい計画の良さがうまく反映できていませんでしたが、添削と修正を繰り返し、会社の指針になる素晴らしい計画書になりました。

この誠実な努力の重ねが、2つもの補助金採択につながったと思います。

K社はすでに事業再構築補助金を受け取っており、中小企業省力化投資補助金も実際のシステム開発を始める段階まで進んでおられます。

社長は実際に補助金を受け取ってみて、将来の会社経営に使える資金を持てることの有難みと安心感を切に感じ、真摯に考えてこられた計画が国に認められた喜びも語っておられました。

補助金の活用は、大変良いご決断だったと私も思います。

「うちみたいな小さな会社でも採択される？」

「製造業以外は採択が難しいと聞いたけど…」

「補助金の審査って厳しいのでは…」

もしそう思っているのなら、まずは以下のチェックリストで「自社に採択の可能性があるか」を確認してみてください。

補助金の採択可能性チェックリスト

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会社の成長を真摯に考えた投資計画と、最適な申請手続きで、補助金獲得への道は開けます。

この記事をきっかけに、皆さまも成功の第一歩を踏み出してみてください。

本日も最後までお読みいただき、ありがとうございました。
 
会社信用ドットコム代表　佐藤絵梨子