企業評価をアップさせる取引先調査票の書き方

取引先調査票を単なる形式的な書類だと思ってはいませんか？

実はこの調査票、書き方次第で、取引先と信頼関係を構築し、取引を拡大する武器になります。

本記事では、取引調査票の基本から、企業評価をアップさせる書き方まで解説しました。

「調査票とは何か」「なぜ記入が必要か」を理解し、最適な書き方で良い取引を勝ち取りましょう！

取引先調査票とは

取引先調査票とは、「取引先が安心して取引できる企業かどうか」を確認するために、取引先から記入を求められる書類です。

会社の基本情報や役員構成、株主・従業員のデータ、仕入先や販売先、取引金融機関、過去の業績など、経営に関する幅広い情報の記入を求められます。

新規取引の開始時や、取引額の拡大時、定期的な状況チェックをする場面でよく使われます。

調査票で経営状態を確認するのは、業績の悪化や倒産の兆しに早めに気づき、そこから生じるかもしれない代金の未回収や取引中断などのトラブルを未然に防ぐためです。

記入する企業にとっては、自社が「安心して取引できる企業」であることを示す大切な資料です。

調査票の記入を依頼された時は、なぜ相手がそれを必要とするのかを意識して、信頼感を持ってもらえるように記入することが大切ですね。

調査票の種類に合わせた対応が必須

取引先調査票には、企業が独自に作成した調査票と、信用調査会社（東京商工リサーチや帝国データバンクなど）の調査票があります。

ちなみに、私が在籍していた東京商工リサーチでは「TSR企業情報調査票」という名称の書類を送付し、状況に変化はないかや、最新の業績などを確認していました。

参考：（株）東京商工リサーチ 調査取材ご協力のお願い

どこの調査票かによって、重視される項目や評価の視点が異なります。それぞれの調査票の特性を理解して、適切な情報提供を心がけてください。

企業評価をアップさせる取引先調査票の書き方

では、取引先調査票で「良い会社」を印象づけ、高評価を獲得するにはどうすれば良いか。元調査員の経験から、とくに気を付けるべきポイントに絞ってお伝えします。

期限を守って素早く対応する

回答期限の厳守と素早い対応は、信頼できる取引先であることを示す重要ポイントです。期限に余裕を持って回答を準備し、できるだけ早く提出することを心がけましょう。

取引先の調査票は早めに回答しても、信用調査会社の調査票は後回しにしている方、それは危険ですよ。

調査票の種類に合わせた対応は必須でもお伝えしたように、あなたの会社と取引を検討している会社や、すでに取引をしている会社は、信用調査会社を通じてあなたの会社の情報を確認している可能性があるからです。

元調査員としては、早めに調査票を提出して、情報を登録・更新してもらうことを強くおすすめします。

情報は正確に記入する

調査員時代によく目にしたのは、取引先や金融機関の名称を間違い（省略、勘違いなど）や、業績数値誤り、桁ズレ、省略です。

正確に誠実に情報提供をするかどうかも重要な評価ポイントだからです。

取引先や株主などの企業名も省略をしないこと。「どの企業と付き合いがあるのか」は重要な評価ポイントですが、省略をしてしまうとどの企業か特定ができないことがあります。

同じ名前が数多く存在するような企業なら、前株や後株を間違えない、地区町村まで所在地を補足しておくなど、少しの配慮があるといいですね。

強みを効果的にアピールする

調査票は自社の強みをアピールし、相手から高評価を獲得するチャンスです。自由記載欄があるタイプの調査票なら、ぜひ強みを記入しておきましょう。

独自の技術、専門知識、主要取引先との良好な関係、業界での評価（受賞歴や認証取得）などがあれば、具体的に記入しておきましょう。社長の事業経験や専門性も強力なアピールポイントになります。

自由記載欄があるのに何も記入がない調査票をよく見かけますが、大変もったいないです。

決算書の数値は的確に開示する

決算書は企業の1年間の業績や財政状況を表す『成績表』。その数値はとても重要な情報です。情報は正確に記入するでもお伝えしたように、数値は誤りや省略をすることなく、正確に記入しましょう。

自由記載欄のあるタイプの調査票なら、その数値になった「理由」や「背景」を説明しておきましょう。数字を見ただけではその数字になった理由まではわかりません。その変化の理由も、企業評価に影響します。

例えば、売上高や利益が増減した理由、特に増減した数値など、変化があった項目は注目されますので説明をしておくと良いですね。

経営方針や将来計画を示す

経営方針や将来目標が明確で計画的に行動している会社は、長期的に安定した成長が期待できますので、安心して取引できる会社として見てもらいやすいです。

計画実現への意気込みや確実な達成をアピールするなら、具体的な数値目標も記入しておくと効果的です。一時的に業績が悪化している場合は、その理由とともに改善計画の記入しておくと良いです。悪い情報もきちんと説明できることが、信頼性の証になります。

相手が理解できるように書く

これは皆さまにとっては盲点かもしれませんが、ご自身ではわかりやすく記入しているつもりでも、読み手には内容が正しく理解されないことがあります。

すでに取引をしていたり、商談ややり取りがあったとしても、相手はあなたの会社を100％理解しているわけではありません。ちょっとした説明不足や省略があると、途端に内容が伝わらなくなります。

実は私も調査票を見て、「もう少し説明してくれないと状況がよくわからない」「何が言いたいのだろう」と思ったことがよくありました。

せっかく良い会社なのに、書き方が悪いせいで、相手にその良さが伝わらなければ意味がありません。提出する前に社内の誰か見てもらい、第三者が見ても理解してもらえるか確認することをおすすめします。

ニーズに合わせた書き方をする

実は、「安心な取引先か」見極めるために重視するポイントは、会社によって異なります。例えば、製造業なら生産能力や品質管理体制、サービス業なら顧客満足度や対応の迅速性、とにかく売上や利益などの数字、のように重視するポイントが異なるのですね。

調査票のフォーマットから「何を特に重視しているか」を注意深く読み取ってみてください。調査票の記入を求めてきた相手の業界動向や課題に常に関心を持っておくこと、相手企業との取引で自社の強みをどう活かせるかという視点を持つことも大切です。

そうすることで相手が大切にしているポイントがわかり、的確な書き方ができるようになります。

これは上級者向けですね。色々な業界の企業を見ているとポイントも見えてくるのですが、普通はなかなか気づけないと思います。もし心配な場合はご相談ください。お力になります。

編集後記：調査票が紡ぐ信用の絆

調査員をしていた頃、取引先調査票の真の価値を教えてくれた忘れられない出来事があります。

A社は、取引先からの調査票を大切に管理していました。

その取引先の1社が赤字決算になってしまったのです。正確な情報をつかむために、A社は信用調査会社に調査を依頼してきました。

「もし状況が悪ければ、取引を中止されるのですか？」

私がそうお尋ねすると、意外な答えが返ってきたのです。

「いいえ、この会社は社長も誠実で本当に良いお付き合いをしてきた取引先なんです。調査票もいつもこんなに丁寧に記入してくれて、今回も今後の見通しまで書いてくれています。だから、むしろ取引継続を考えているんです。もし今状況が悪いなら、むしろ力になれるかもしれないでしょ。だから、調査はその状況確認のためです」

この言葉は、本当に衝撃でした。

誠実に調査票に記入することが、困難な時期でも取引先との信頼関係を守ることがあるのですね。

もし皆さまが、今まで調査票を面倒な作業と考え、適当に記入をしていたのなら、どうぞこの機会に取り組み方を見直してみてください。

そして、取引先と良好な関係を築いて、ますます会社を成長させていってくださいね。

本日も最後までお読みいただきありがとうございました。
 
会社信用ドットコム代表　佐藤絵梨子